Améliorez votre productivité avec ces outils gratuits !

J’aime trouver des solutions aux problèmes du quotidien et aux petits irritants. Alors, voilà une petite liste d’outils qui ne vous coûteront strictement rien, mais qui vont (probablement) vous faciliter la vie à vous ou à votre entreprise, comme ils ont su le faire pour moi !

À noter : les deux premiers outils requièrent un compte Google (une adresse Gmail).

Google Drive

Voici un classeur virtuel gratuit de 15 Go qui vous permet de classer vos fichiers et de les rendre accessibles de partout et sur tous vos appareils. Tout se passe dans le cloud. Ce qui veut dire que même si votre ordinateur explose, vos données seront en sécurité. En plus, tout s’enregistre automatiquement ! Fini les oublis de sauvegarde de vos documents et votre précieux temps perdu à devoir tout recommencer.

Voilà une excellente alternative à Microsoft Office® puisqu’il permet de travailler avec la majorité des formats de document en les convertissant au format Google. Vous pourrez ensuite les exporter au format que vous voulez. Attention, cependant : ne vous attendez pas à avoir autant de fonctionnalités qu’avec Word ! L’essentiel est là pour produire des documents professionnels de qualité, ni plus ni moins.

Voici les différents formats de fichiers disponibles avec Google Drive :

  • Google Docs — Traitement de texte
  • Google Sheet — Feuille de calcul
  • Google Slide — Présentation
  • Google Forms — Formulaire avec compilation automatique des données
  • Google Drawing — Outil de dessin

Le potentiel des outils Google Drive devient encore plus intéressant pour ceci : le partage et la collaboration. Vous pouvez joindre vos documents directement dans vos courriels avec Gmail. Vous pouvez aussi inviter des personnes à consulter vos documents et même à les modifier en mode collaboratif et en temps réel.

Aucune installation n’est requise sur votre ordinateur puisque tout se passe dans votre navigateur Internet préféré. Et vous avez la possibilité de travailler hors connexion dans le cas où vous n’avez pas d’accès Internet si vous utilisez l’application « Sauvegarde et synchronisation » de Google Drive.

Google My Business

Tout le monde n’a pas forcément de l’argent à investir dans un site Web. Toutefois, personne n’a d’excuse valable pour ne pas afficher ses coordonnées à jour sur Google ! En effet, il existe un outil gratuit pour le faire. Sérieusement, apparaître sur Google est presque aussi important que d’avoir une page Facebook. C’est un moyen sûr et efficace pour que les gens vous trouvent sur Internet.

Affichez votre adresse, vos heures d’ouverture, votre numéro de téléphone et quelques photos pour présenter votre entreprise. On pourra même vous trouver sur Google Map grâce à Google My Business !

Asana

Voici un outil Web de gestion de tâches très convivial. La version gratuite propose tout ce qu’il faut pour gérer vos tâches et même celles de votre équipe.

Créez toutes vos tâches avec des dates, assignez-les à des collègues, ajoutez des notes et même des fichiers. Vous avez la possibilité de les classer par projet et par catégories. Vous pouvez même obtenir un rapport de vos projets en cours.

Asana se cache toujours dans le premier onglet de mon navigateur Internet. Le système envoie même des rapports des tâches qui se termineront prochainement par courriel. Pour ceux qui n’ont pas besoin d’une liste papier, je vous conseille vraiment de l’essayer et de vous faire votre propre idée sur ce petit bijou.

À noter : une application mobile gratuite existe pour créer et gérer vos tâches du bout des doigts !

KeyPass

Je ne sais pas vous, mais moi, j’ai la fâcheuse habitude d’utiliser le même mot de passe partout pour ne pas me compliquer la vie. C’est exactement ce qu’il ne faut pas faire. En effet, ce n’est pas sécuritaire. Mais sérieusement, on a beaucoup trop de mots de passe à se rappeler, non !?

La solution miracle et gratuite que j’utilise depuis quelque temps est KeyPass, un petit outil bien pratique et même portatif que vous pouvez avoir sur une clé USB ou un disque dur.

Le principe : retenir un seul mot de passe pour ouvrir une base de données qui va contenir tous vos autres mots de passe, et ce, avec la possibilité de les classer comme bon vous semble.

Avec KeyPass, plus d’excuses pour ne pas utiliser de mots de passe variés et sécuritaires. Cet outil s’en souvient pour vous et peut vous en générer si vous manquez d’inspiration !

Évidemment, cette liste n’est pas exhaustive. Il y a énormément de solutions gratuites qui peuvent vous aider. 😊

Julien Thomas
Julien ThomasProgrammeur web
2018-03-27T10:57:26+00:00 27 mars 2018|Communication & marketing|